Falls ihr gute Angebote für die Produktion eines Videos einholen wollt, geben wir euch hier Tipps, wie ihr möglichst zeitsparend drei angemessene und vergleichbare Angebote einholen könnt.
Im Folgenden werden wir euch helfen, Firmen oder Freelancer, die Videos produzieren, besser zu verstehen. Außerdem erläutern wir, wie ihr mit simplen Methoden schneller an angemessene und vergleichbare Angebote kommt.
Das Problem, das viele Einkäufer oder Projektleiter vor ihrer Ausschreibung nicht sehen, ist, dass sie wahrscheinlich kreative Einzelgänger oder Kollektive bei ihren Recherchen finden werden und keine professionelle und routinierte Agentur. Obwohl man die Einzelkämpfer oder Künstler als solche schwer anhand ihrer Website erkennen kann, sollte man einen Auftrag trotzdem so ausschreiben, dass alle Bewerber denselben Umfang anbieten können.
Warum ist das eine wichtige Info? Filmproduktionen sind oft mit viel Arbeit und Leidenschaft verbunden – und natürlich hängt auch die Reputation des Produzierenden davon ab. In unserer Branche gibt es viele Einzelgänger oder Kollektive von Freiberuflern, die ihre Arbeit aus Leidenschaft machen und gerne viel Liebe in Details stecken. Ihr als Einkäufer seid es aus anderen Branchen wahrscheinlich gewohnt, für eine Ausschreibung relevante Eckdaten zu definieren, mit denen ihr euch selber gut auskennt, wie zum Beispiel Stückzahlen und Lieferzeiträume. Diesen bewährten Ausschreibungsprozess würdet ihr am liebsten auch im Bereich der Filmproduktion oder Kreativbranche anwenden, werdet dann aber wahrscheinlich nur nach sehr viel Rücksprache mit den Bewerbern an annähernd vergleichbare Angebote kommen. Im schlimmsten Fall werdet ihr nach der Produktion um Extrabudget gebeten, weil das Projekt dann doch Ausmaße angenommen hat, die vorher nicht einkalkuliert waren – wenn ihr überhaupt ein brauchbares Ergebnis bekommt.
SPRECHT KREATIVE NICHT WIE GROSSHÄNDLER AN
- Wir haben bereits den Unterschied zwischen einer routinierten Agentur und kreativen Köpfen hervorgehoben.
Ein Kreativer oder ein Kollektiv von Menschen, die mit Herzblut produzieren, können mit einer klassischen Ausschreibung wenig anfangen. Sehr oft verlieren sie sogar das Interesse daran, sich die Zeit für ein Angebot zu nehmen. Einen Kreativen stoßen Anschreiben mit dem Satz „Sehr geehrte Damen und Herren, anliegend finden Sie unsere Ausschreibung zum Projekt XY“ ab. Er sieht sich nur als Nummer oder als drittes Angebot ohne viele Chancen, den Auftrag zu bekommen. Kreative fragen sich in dem Moment, in dem sie eine solche Mail bekommen, ob sie die ein bis zwei Stunden plus Rückfragen für das Angebot investieren sollten.In den Gesprächen mit unseren potenziellen Kunden vergleichen wir diesen Moment gerne mit einer Szene, die man hin und wieder in Filmen sieht. Jemand schreibt eine Summe auf eine Serviette, klappt diese zu und schiebt sie seinem Gegenüber auf dem Tresen zu. Um die Summe und damit natürlich auch die Qualität der damit verbundenen Arbeit festzulegen, hat er sein Gegenüber betrachtet und dann die entsprechenden Schlüsse gezogen. Übersetzt heißt das: Als Kreativer und auch als Agentur versucht man bei solchen Anfragen herauszufinden, welche Ansprüche der Interessent hat. Hierfür durchsucht man eine Weile seine Website und die sozialen Netzwerke und hofft, irgendwo Indizien zu finden, in welcher Liga er spielt oder spielen will, was seine Erwartungen an den gesamten Prozess sein könnten und wie viel er sich leisten könnte. Dieser Prozess gibt einem aber meistens nicht die erhofften Antworten. Somit bleibt einem als Bieter nur noch, den Arm zusammen mit dem Daumen in Richtung Monitor auszustrecken, ein Auge zuzudrücken und das Glücksrad zu drehen. Sucht der Kunde nach Qualität und einer guten Idee? Oder möchte er einfach nur ein günstiges Video? Ob du wirklich richtig stehst, siehst du, wenn das Licht angeht.Die zweite Möglichkeit ist, dass der Bewerber euch anruft und versucht, mehr Infos aus euch herauszubekommen. Ihr habt aber wahrscheinlich bereits alle Infos der Fachabteilung zusammengetragen und könnt seine Fragen nicht beantworten.Macht euch vor einer Ausschreibung bewusst, dass eine Filmproduktion auch stark subjektiv ist. Man kann die Qualität oder den Nutzen nicht eindeutig bewerten. Es ist nicht wie beim Einkauf von Stahl, bei dem man mit entsprechenden Prüfmitteln die Qualität nach Erhalt bewerten kann. Es gibt auch so gut wie keine Zertifizierungen in unserer Branche, die für die Einhaltung von Standards sprechen würden.
MACHT EUCH AM ANFANG EIN BISSCHEN MEHR ARBEIT, UM EUCH SPÄTER ZEIT UND ÄRGER ZU ERSPAREN
Nachfolgend eine Hand voll wichtiger Tipps.
INDIVIDUELLE ANSPRACHE
- Kaum Extraaufwand, ganz anderer Effekt. Anstatt ein und dieselbe E-Mail allen Agenturen oder Produzenten zu schicken, individualisiert die Ansprache. Statt „Sehr geehrte Damen und Herren, …“ schreibt ihr „Sehr geehrtes Team der Agentur Ausdruckslos, …“.
Falls ihr einen Ansprechpartner auf der Website findet, kopiert den Namen in die Ansprache. Achtung, hierbei darauf achten, dass die Formatierung danach dem Rest der E-Mail entspricht. Produktionsfirmen und Agenturen können sonst auf einen Blick sehen, dass hier kopiert wurde. Gerade unsere Berufsgruppe hat dafür ein Auge. Ansonsten ist die Geste so schnell verflogen, wie ihr dafür Zeit investiert habt.
Maximalen Effekt habt ihr, wenn ihr eine Referenz des potenziellen Bieters aufführt, die euch oder der Fachabteilung besonders gefallen hat.
Mit diesen Maßnahmen schafft ihr es, dem potenziellen Bieter das Gefühl zu geben, nicht nur eine Nummer oder Fabrik zu sein, sondern dass ihr ihn wahrgenommen habt und euch auch wirklich eine Zusammenarbeit mit ihm vorstellen könnt. Die Chance, dass er sich am Bieterverfahren beteiligt, ist somit deutlich höher.
GEBT DEM BIETER NICHT DAS GEFÜHL, DASS IHR ROHSTOFFE EINKAUFT
- Versucht etwas Leidenschaft für die angefragte Dienstleistung zu vermitteln. Wie eingehend bereits erläutert wurde, hat unsere Branche viel davon. Das könnt ihr durch Wertschätzung erreichen. Dazu gehören die vorstehenden Anmerkungen, genauso aber auch ein paar positive Formulierungen in Bezug auf die angefragte Dienstleistung oder den Bieter selbst.
Erschlagt den Bieter nicht mit euren AGBs oder allgemeinen Einkaufsbedingungen. In den meisten Fällen ist beides in einer Videoproduktion nicht vertretbar. Falls ihr die Übergabe oder Gegenzeichnung dieser Unterlagen als Vorgabe habt, schickt diese nicht gleich zu Anfang mit, sondern erst nach der Abgabe des Angebots und natürlich vor der Beauftragung.
SCHICKT EINEN KREATIVEN NICHT DIREKT ZU ANFANG DURCH EURE EINKAUFSSOFTWARE
- Überlegt es euch gut, ob ihr einen Kreativen durch eure Einkaufssoftware schicken wollt. Gewisse Vorurteile über uns sind durchaus berechtigt. Agenturen oder Kollektive mit ein bis fünf Mitarbeitern stecken in der Regel tief im Tagesgeschäft und haben oftmals keine Zeit bzw. Ahnung von einem solchen Prozess. Gerade das Mittelfeld unserer Branche produziert gut und auch bezahlbar, hat aber meistens keine Zeit oder Geduld, sich durch Seiten zu klicken, für die man seinen Browser erst auf die Java-Kompatibilität vorbereiten muss. Wenn das Vorgabe ist, lasst euch damit auch gerne Zeit bis nach der Angebotsabgabe des Bieters.
SENDET EIN GESCHMACKSMUSTER MIT
Nichts ist einfacher für einen Produzenten, als ein Angebot auf Grundlage eines Beispiels zu erstellen. Schickt zum Beispiel ein Video von einem Marktbegleiter mit, inklusive der Dinge, die ihr gerne anders realisiert hättet.
Wichtige Punkte sind hierbei:
- variierende Anzahl an Interviews
- Animationen/Infografiken ergänzen oder weglassen
- Sind Luftaufnahmen ebenfalls oder eben nicht gewünscht?
- Müssen mehrere Standorte besucht werden? Wenn ja, schickt direkt die Adressen mit
- Wünscht ihr euch einen Sprecher anstatt der Interviews?
Nehmt euch bzw. gebt eurer Fachabteilung die Zeit für diese Recherche. Durch ein Geschmacksmuster brauchen Profis unserer Branche kaum weitere Infos für eine Angebotserstellung. So könnt ihr also mehr Zeit beim Erstellen der Ausschreibung sparen und den potenziellen Bieter gleichzeitig testen.
