Falls Sie gute Angebote für die Produktion eines Videos einholen wollen, geben wir Ihnen hier Tipps, wie Sie möglichst zeitsparend drei angemessene und vergleichbare Angebote einholen können.
Im Folgenden werden wir Ihnen helfen, Firmen oder Freelancer, die Videos produzieren, besser zu verstehen. Außerdem erläutern wir, wie Sie mit simplen Methoden schneller an angemessene und vergleichbare Angebote kommen.
Das Problem, das viele Einkäufer oder Projektleiter vor ihrer Ausschreibung nicht sehen, ist, dass sie wahrscheinlich kreative Einzelgänger oder Kollektive bei ihren Recherchen finden werden und keine professionelle und routinierte Agentur. Obwohl man die Einzelkämpfer oder Künstler als solche schwer anhand ihrer Website erkennen kann, sollte man einen Auftrag trotzdem so ausschreiben, dass alle Bewerber denselben Umfang anbieten können.
Warum ist das eine wichtige Info? Filmproduktionen sind oft mit viel Arbeit und Leidenschaft verbunden – und natürlich hängt auch die Reputation des Produzierenden davon ab. In unserer Branche gibt es viele Einzelgänger oder Kollektive von Freiberuflern, die ihre Arbeit aus Leidenschaft machen und gerne viel Liebe in Details stecken. Sie als Einkäufer sind es aus anderen Branchen wahrscheinlich gewohnt, für eine Ausschreibung relevante Eckdaten zu definieren, mit denen Sie sich selber gut auskennen, wie zum Beispiel Stückzahlen und Lieferzeiträume. Diesen bewährten Ausschreibungsprozess würden Sie am liebsten auch im Bereich der Filmproduktion oder Kreativbranche anwenden, werden dann aber wahrscheinlich nur nach sehr viel Rücksprache mit den Bewerbern an annähernd vergleichbare Angebote kommen. Im schlimmsten Fall werden Sie nach der Produktion um Extrabudget gebeten, weil das Projekt dann doch Ausmaße angenommen hat, die vorher nicht einkalkuliert waren – wenn Sie überhaupt ein brauchbares Ergebnis bekommen.
SPRECHEN SIE KREATIVE NICHT WIE GROSSHÄNDLER AN
- Wir haben bereits den Unterschied zwischen einer routinierten Agentur und kreativen Köpfen hervorgehoben.
Ein Kreativer oder ein Kollektiv von Menschen, die mit Herzblut produzieren, können mit einer klassischen Ausschreibung wenig anfangen. Sehr oft verlieren sie sogar das Interesse daran, sich die Zeit für ein Angebot zu nehmen. Einen Kreativen stoßen Anschreiben mit dem Satz „Sehr geehrte Damen und Herren, anliegend finden Sie unsere Ausschreibung zum Projekt XY“ ab. Er sieht sich nur als Nummer oder als drittes Angebot ohne viele Chancen, den Auftrag zu bekommen. Kreative fragen sich in dem Moment, in dem Sie eine solche Mail bekommen, ob sie die ein bis zwei Stunden plus Rückfragen für das Angebot investieren sollten.In den Gesprächen mit unseren potenziellen Kunden vergleichen wir diesen Moment gerne mit einer Szene, die man hin und wieder in Filmen sieht. Jemand schreibt eine Summe auf eine Serviette, klappt diese zu und schiebt sie seinem Gegenüber auf dem Tresen zu. Um die Summe und damit natürlich auch die Qualität der damit verbundenen Arbeit festzulegen, hat er sein Gegenüber betrachtet und dann die entsprechenden Schlüsse gezogen. Übersetzt heißt das: Als Kreativer und auch als Agentur versucht man bei solchen Anfragen herauszufinden, welche Ansprüche der Interessent hat. Hierfür durchsucht man eine Weile seine Website und die sozialen Netzwerke und hofft, irgendwo Indizien zu finden, in welcher Liga er spielt oder spielen will, was seine Erwartungen an den gesamten Prozess sein könnten und wie viel er sich leisten könnte. Dieser Prozess gibt einem aber meistens nicht die erhofften Antworten. Somit bleibt einem als Bieter nur noch, den Arm zusammen mit dem Daumen in Richtung Monitor auszustrecken, ein Auge zuzudrücken und das Glücksrad zu drehen. Sucht der Kunde nach Qualität und einer guten Idee? Oder möchte er einfach nur ein günstiges Video? Ob du wirklich richtig stehst, siehst du, wenn das Licht angeht.Die zweite Möglichkeit ist, dass der Bewerber Sie anruft und versucht, mehr Infos aus Ihnen herauszubekommen. Sie haben aber wahrscheinlich bereits alle Infos der Fachabteilung zusammengetragen und können seine Fragen nicht beantworten.Machen Sie sich vor einer Ausschreibung bewusst, dass eine Filmproduktion auch stark subjektiv ist. Man kann die Qualität oder den Nutzen nicht eindeutig bewerten. Es ist nicht wie beim Einkauf von Stahl, bei dem man mit entsprechenden Prüfmitteln die Qualität nach Erhalt bewerten kann. Es gibt auch so gut wie keine Zertifizierungen in unserer Branche, die für die Einhaltung von Standards sprechen würden.
MACHEN SIE SICH AM ANFANG EIN BISSCHEN MEHR ARBEIT, UM SICH SPÄTER ZEIT UND ÄRGER ZU ERSPAREN
Nachfolgend eine Hand voll wichtiger Tipps.
INDIVIDUELLE ANSPRACHE
- Kaum Extraaufwand, ganz anderer Effekt. Anstatt ein und dieselbe E-Mail allen Agenturen oder Produzenten zu schicken, individualisieren Sie die Ansprache. Statt „Sehr geehrte Damen und Herren, …“ schreiben Sie „Sehr geehrtes Team der Agentur Ausdruckslos, …“.
Falls Sie einen Ansprechpartner auf der Website finden, kopieren Sie den Namen in die Ansprache. Achtung, hierbei darauf achten, dass die Formatierung danach dem Rest der E-Mail entspricht. Produktionsfirmen und Agenturen können sonst auf einen Blick sehen, dass hier kopiert wurde. Gerade unsere Berufsgruppe hat dafür ein Auge. Ansonsten ist die Geste so schnell verflogen, wie Sie dafür Zeit investiert haben.
Maximalen Effekt haben Sie, wenn Sie eine Referenz des potenziellen Bieters aufführen, die Ihnen oder der Fachabteilung besonders gefallen hat.
Mit diesen Maßnahmen schaffen Sie es, dem potenziellen Bieter das Gefühl zu geben, nicht nur eine Nummer oder Fabrik zu sein, sondern dass Sie ihn wahrgenommen haben und Sie sich auch wirklich eine Zusammenarbeit mit ihm vorstellen können. Die Chance, dass er sich am Bieterverfahren beteiligt, ist somit deutlich höher.
GEBEN SIE DEM BIETER NICHT DAS GEFÜHL, DASS SIE ROHSTOFFE EINKAUFEN
- Versuchen Sie etwas Leidenschaft für die angefragte Dienstleistung zu vermitteln. Wie eingehend bereits erläutert wurde, hat unsere Branche viel davon. Das können Sie durch Wertschätzung erreichen. Dazu gehören die vorstehenden Anmerkungen, genauso aber auch ein paar positive Formulierungen in Bezug auf die angefragte Dienstleistung oder den Bieter selbst.
Erschlagen Sie den Bieter nicht mit Ihren AGBs oder allgemeinen Einkaufsbedingungen. In den meisten Fällen ist beides in einer Videoproduktion nicht vertretbar. Falls Sie die Übergabe oder Gegenzeichnung dieser Unterlagen als Vorgabe haben, schicken Sie diese nicht gleich zu Anfang mit, sondern erst nach der Abgabe des Angebots und natürlich vor der Beauftragung.
SCHICKEN SIE EINEN KREATIVEN NICHT DIREKT ZU ANFANG DURCH IHRE EINKAUFSSOFTWARE
- Überlegen Sie es sich gut, ob Sie einen Kreativen durch Ihre Einkaufssoftware schicken wollen. Gewisse Vorurteile über uns sind durchaus berechtigt. Agenturen oder Kollektive mit ein bis fünf Mitarbeitern stecken in der Regel tief im Tagesgeschäft und haben oftmals keine Zeit bzw. Ahnung von einem solchen Prozess. Gerade das Mittelfeld unserer Branche produziert gut und auch bezahlbar, hat aber meistens keine Zeit oder Geduld, sich durch Seiten zu klicken, für die man seinen Browser erst auf die Java-Kompatibilität vorbereiten muss. Wenn das Vorgabe ist, lassen Sie sich damit auch gerne Zeit bis nach der Angebotsabgabe des Bieters.
SENDEN SIE EIN GESCHMACKSMUSTER MIT
Nichts ist einfacher für einen Produzenten, als ein Angebot auf Grundlage eines Beispiels zu erstellen. Schicken Sie zum Beispiel ein Video von einem Marktbegleiter mit, inklusive der Dinge, die Sie gerne anders realisiert hätten.
Wichtige Punkte sind hierbei:
- variierende Anzahl an Interviews
- Animationen/Infografiken ergänzen oder weglassen
- Sind Luftaufnahmen ebenfalls oder eben nicht gewünscht?
- Müssen mehrere Standorte besucht werden? Wenn ja, schicken Sie direkt die Adressen mit
- Wünschen Sie sich einen Sprecher anstatt der Interviews?
Nehmen Sie sich bzw. geben Sie Ihrer Fachabteilung die Zeit für diese Recherche. Durch ein Geschmacksmuster brauchen Profis unserer Branche kaum weitere Infos für eine Angebotserstellung. So können Sie also mehr Zeit beim Erstellen der Ausschreibung sparen und den potenziellen Bieter gleichzeitig testen.
